На пути к вершине: как не провалить проект автоматизации

Проекты автоматизации как поход в горы. У всех есть маршрут, снаряжение и инструктор, но почему-то часть команд все равно разворачивается назад, не дойдя до вершины. Причина не в инструментах, а в том, как они используются.

Мы собрали частые ошибки, которые совершают компании в начале пути, и лайфхаки, как их избежать.

Ошибки, допущенные на старте, потом аукнутся сильнее всего. Подготовка к проекту — это его фундамент. Если он хлипкий, дальше хоть кресла по залу расставляй — толку не будет.

Вот ключевые вопросы, на которые стоит ответить до запуска:

1. Зачем бизнесу этот проект?
Не «чтобы внедрить продукт», а «чтобы сократить потери», «стандартизировать качество» или «снизить себестоимость». Речь о бизнес-результатах.

2. Что должно быть в проекте?
Следует понять, какие функции вам реально нужны, где сейчас есть пробелы и что важно изменить. Это поможет держать фокус.

3. Какие ИТ-системы подойдут?
Необходимо учитывать не только текущие задачи, но и общий ИТ-ландшафт предприятия. Продумайте интеграции.

4. К чему готовиться организационно?
Проект может потребовать перераспределения ролей, появления новых отделов или даже замены сотрудников. Готовы ли вы к этому? Если нет, лучше не начинать, пока не будете готовы.

5. Что с техникой?
Нужно заранее понимать, какое оборудование потребуется: терминалы, сканеры, весы, ПО для интеграций и т. п.

6. Какой план?
Нет универсального шаблона, но всегда есть список ключевых видов работ, из которых и формируется ваш индивидуальный маршрут.

Даже если проект хорошо подготовлен, впереди все равно ждут подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, которые встречаются в цифровизации.

«Это же ИТ-проект — пусть ИТ-специалисты и делают»
Одна из самых разрушительных установок. Проект, где бизнес не участвует, обречен. Пример из жизни: автоматизировали бухучет, система настроена, все вроде работает. Но закрытие периода — с задержкой три месяца. Почему? Потому что бизнес-заказчик на старте просто сказал: «Сделайте» — и ушел. Без его вовлечения проект не решает реальные задачи.

«Подрядчик все сделает: мы же платим»
Ошибочное понимание роли подрядчика. Он — ваш партнер, а не волшебник. Его задача — усилить вас там, где не хватает экспертности. А ответственность за результат лежит все-таки на вас. Проект — это не услуга, а совместная работа.

«Давайте сразу автоматизируем новый процесс»
Звучит соблазнительно, но опасно. Новый процесс — это всегда гипотеза. Сначала его нужно обкатать вручную, понять, как он работает на практике, и только потом переводить в систему, иначе рискуете автоматизировать ошибки. Маленький лайфхак: попробуйте сначала настроить процесс в Excel, и, если там все срабатывает, можно двигаться дальше.

«Сделайте как в старой системе, мы к ней привыкли»
Ностальгия — плохой помощник. Старые функции, которые давно не используются, тянут за собой хлам и мешают двигаться вперед. Вместо слепого копирования важно задать себе вопрос: действительно ли это нужно, или это просто привычка? Целостность новой системы важнее комфорта в прошлом.

В цифровизации, как и в ремонте, лучше учиться на чужих ошибках. Вот несколько простых, но жизненно важных рекомендаций.

1. Зовите тех, кто уже это делал
Кажется очевидным, но до сих пор многие идут в проект с командой, для которой это первый опыт. А цифровизация — это не просто «внедрить систему». Это тонкая настройка процессов, компромиссы, стыковки. Без опыта все это превращается в тренировку на живом организме. Да, можно доехать с новичком за рулем, но вы точно хотите по пробкам, на ручнике и с заглохшим мотором?

2. Вовлекайте ключевых людей и делайте это заранее
Кажется, что можно обойтись небольшим составом, а остальных «подтянем потом». Не выйдет. Ключевые сотрудники — это те, на чьих плечах все и поедет. А еще они, как правило, и так загружены. Важно заранее обсудить роли, границы ответственности и ожидания.
Тут вам пригодятся:
– прозрачность целей (не только проектных, но и личных);
– ясные роли и зоны влияния;
– мотивация (деньгами или хотя бы признанием);
– адекватная оценка времени (и буфер на форс-мажоры).

3. Не пренебрегайте проектной «гигиеной»
В крупных проектах всегда много заинтересованных сторон. И если нет четких договоренностей, процесс превращается в «а мы думали по-другому». Чтобы этого избежать:
– назначайте регулярные встречи (раз в неделю или хотя бы раз в две);
– ведите актуальный список рисков и план действий «на всякий случай»;
– фиксируйте договоренности письменно и обязательно возвращайтесь к ним, если что-то меняется.

Хаоса и неопределенности в любом проекте хватает, но именно эти базовые практики позволяют сохранить устойчивость, даже если ветер поднимается серьезный.