Как сократить время на планирование с 4 часов до 15 минут и прибавить 300 млн к прибыли

Каждый день ваш лучший планировщик тратит четыре часа 🕔 на то, чтобы посчитать, сколько продукции нужно произвести завтра. Он ворочает горы данных вручную, боится ошибиться в формуле и знает, что, если он заболеет, процесс сломается.

Сбои всё равно случаются: тогда склад либо пустеет, раздражая клиентов, либо переполняется, заставляя списывать тонны просрочки.

Рассказываем:
🟣 как вырваться из этого круга,
🌴 отпустить планировщика в отпуск,
☑️сохранив обеспеченность на уровне 98–99%.

Оперативное планирование — это ключевой механизм. Он решает самую насущную задачу — помогает найти оптимальный баланс между двумя угрозами:

1. Дефицитом. Пустые полки у клиентов → потерянные продажи, испорченная репутация, нервные звонки менеджеров по продажам.
2. Излишками. Переполненные склады → дополнительные затраты на хранение, срочные распродажи, а в пищевом производстве — прямой риск списания тонн просроченной продукции или затратной переработки.

Опытные предприятия стремятся к обеспеченности 98–99%. Это означает, что продукция есть в наличии, когда она нужна клиенту, но без фатального перегруза складов. Если вы годами удерживаете этот показатель вручную, с помощью таблички в Excel, жмем усталую и крепкую руку вашего планировщика. Он у вас молодец. Мы знаем таких лично. Их таблицы, подходы и методология похожи между собой. Это те самые люди, которым нельзя в отпуск, нельзя болеть и уйти: у них одинаково усталые взгляды. Почему?

1. 4 часа в день на рутину
Планировщик вручную собирает данные из десятков источников: остатки на складах, вчерашние продажи, входящие заказы, данные по сырью. Он копирует, вставляет, проверяет формулы в гигантских Excel-таблицах. В среднем это занимает четыре часа. Каждый день.

Ваш ключевой сотрудник половину рабочего дня тратит не на анализ и улучшения, а на механический пересчет данных. Когда случается сбой (сорвалась поставка, конкурент запустил промо), времени на реакцию просто нет.

2. «Человек-система»: незаменимый кадр — угроза процессу
Обычно вся сложная логика расчетов, все нюансы формул и источники данных живут только в голове одного специалиста. Он уникальный хранитель модели. Что происходит, если он уходит в отпуск, заболевает или увольняется? Процесс планирования ломается. Новому сотруднику потребуются недели (если не месяцы), чтобы разобраться в этой магии Excel. Риск простоя и ошибок в этот период огромен. Знания не задокументированы, не систематизированы — они уходят вместе с человеком.

3. Новая позиция = многочасовая головная боль
Когда на предприятии меняется рецепт или начинается выпуск новой позиции, у планировщика заканчивается время на «подышать». Кажется, что сложного-то? Добавил строчку, протянул формулу. По факту ему нужно полностью перестраивать сложную систему связанных таблиц и формул. Одно неверное движение, одна ошибка в ссылке — и вся модель ломается.

Последствия? Планировщик может не заметить ошибку, а производство получит неверные цифры. Результат: вы произвели слишком много того, что не нужно, или слишком мало того, что востребовано. В пищевой промышленности цена такой ошибки — списанная продукция или паника из-за дефицита.

4. Слепое планирование: без учета промоакций и реального положения дел в цехах 
В Excel нет гибких рабочих сценариев, например на случай, если линия № 3 сегодня на техобслуживании, а сырье «А» задерживается. Планировщик либо не учитывает это (риск простоев или срыва плана), либо тратит часы на ручную корректировку. Результат — неоптимальная загрузка, авралы на одних участках и простой на других.

Ручные прогнозы часто основаны только на истории продаж. Они не учитывают влияние запускаемых акций, трейд-маркетинговых программ или промо. Если на следующей неделе стартует крупная промоакция на ваш йогурт, Excel об этом «не узнает». Чтобы всё сработало, ваш маркетолог должен предупредить вашего планировщика. Хорошо, если они вместе пьют кофе. Плохо, если живут в разных реальностях и не общаются.

Итог: вы производите по «вчерашнему» спросу, получая либо дефицит во время акции (упущенная выгода), либо излишки после ее окончания (риск списания).

Автоматизация оперативного планирования — это не просто «перенести Excel в программу». Это коренная перестройка процесса на основе данных и алгоритмов. Вот как это работает и что дает:

1. Автоматический сбор данных
Система сама, без участия человека стягивает актуальные данные из всех нужных источников: остатки на складах (готовая продукция, сырье), фактические продажи, входящие заказы, данные о доступности производственных мощностей, календарь промоакций. Больше нет ручного копирования и риска опечаток.

2. Интеллектуальный расчет плана
Алгоритмы берут эти данные и рассчитывают оптимальный план производства, учитывая заданные бизнес-правила (например, целевой уровень обеспеченности — 98%). Ключевое — они автоматически учитывают то, что важно именно для вашего производства, например:

• Сезонность и тренды. Как менялся спрос в прошлом в аналогичный период?
• Влияние маркетинга. Как предстоящая промоакция повлияет на спрос? Сколько дополнительно нужно произвести?
• Ограничения мощностей и сырья. Можно ли физически произвести нужный объем на доступном оборудовании с имеющимся сырьем?
• Сроки годности (особенно критично, если у вас не заморозка, а скоропортящийся продукт). 

Результат расчета — не просто цифра, а обоснованный, сбалансированный план.

3. Мгновенная реакция на изменения
Сорвалась поставка ключевого сырья? Крупный клиент срочно запросил дополнительный объем? Маркетинг перенес дату акции? Раньше это означало часы пересчетов и стресс. Теперь планировщик вносит изменение в систему и она за секунды пересчитывает весь план с учетом новых условий. Больше не нужно в панике перекраивать графики производства в течение дня.