Как на заводе наводили порядок в финансах без революции

18.07.2025 г.

История о людях, тихой достройке мостов и вкусных котлетах

Представьте себе завод, который выпускает столько котлет, что можно накормить полстраны. Надежный, крепкий производитель с длинной историей. И все эти годы у него есть «бумажные» проблемы. Не с рецептурой. В составе котлет «бумаги» нет, а вот внутри производства — есть. И вот там бардак и с деньгами, и с закупками.

Вроде и системы учета есть («1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» и новая «1C:ERP» — для управленческого учета), но они работают как острова. ERP, заточенная под расчет себестоимости, не видит главного: куда текут деньги прямо сейчас и когда придет мясо для фарша.

Менять ERP целиком — поздно и дорого. Переделывать ядро — рискованно.

👉 Как проблемы с финансами выглядят для заводчан

Финансы на большом заводе — это не про сводные отчеты в конце квартала. Это про людей, которые каждый день ловят нестыковки в электронных системах. Это про то, как менеджер по закупкам Светлана пишет в корпоративный чат: «Олег, счет на говядину у тебя на согласовании уже сутки. Завтра не заплатим — будет штраф».

Про то, как начальник цеха Алексей кричит, что будет лепить галушки, потому что фарш заканчивается, а деньги на мясо висят «где-то в процессе».

Про кассовые разрывы, из-за которых налоги платят с опозданием и платят еще раз — штрафами.

Проблема завода была даже не в софте. Проблема была в хаосе — хаосе, где:

Заявки на оплату зависали где-то между менеджером по договорам, планово-экономическим отделом и казначейством. Каждый проверял в своей системе или таблице Excel.

Лимиты расходов были как стены, а между ними — щели для перерасхода. Всегда была возможность договориться об увеличении бюджета и обойти имеющийся в программе финконтроль. В итоге финансисты вручную сверяли реестры с лимитами, когда время уже поджимало.

Закупка товара начиналась с крика «Срочно!», а не с плана, учитывающего оптимальный уровень запасов из ERP.

Десять юридических лиц (включая филиалы) работали в десяти отдельных базах «1С:БП». Структуры справочников (контрагенты, номенклатура, статьи ДДС) различались. Собирать единую картину движения денег по группе — адская рутина. Как будто у каждого из 10 юрлиц свой мир бухгалтерии и каждая попытка свести данные — это сбор пазла из разных коробок. В темноте. С завязанными руками.

Решение искали не в революции, а в наведении новых мостов. Не в сносе, а в бережной доработке.

На заводе решили не ломать ERP. Они попросили точечно усилить ее недостающие звенья, чтобы между системами появились надежные «дороги». Цель — не слепо автоматизировать, а дать людям в казначействе и закупках единую точку правды и понятные инструменты для работы.

Мы начали аккуратно вплетать недостающие нити в существующую ERP.

1. Про деньги (которые должны идти вовремя и туда, куда надо)

Систему научили видеть денежный поток. Не просто «есть заявка», а «заявка от Вадима на мясо, согласована с Ольгой, лимит цеха № 3 не исчерпан, платеж возможен после 15-го числа, когда придет оплата от сети „Вкусняшка“».

Платежные поручения стали рождаться без потуг казначея и менеджера по закупкам. Система сама разбиралась: «Вписываемся в лимит по сумме, задолженности нет, а график платежей есть — отлично, платим!»

Платежный календарь стал не формальностью, а реальной схемой движения денег, с оглядкой на кредиты и остатки по всем «юрикам».

Единый реестр платежей теперь каждое утро показывает директору заявки на оплату и остатки со всех «юриков»: сегодняшние реальные цифры, которые помогут решать вопросы по всем филиалам здесь и сейчас.

👉 Что получили люди, когда в ERP достроили централизованный механизм управления платежами:

Заявку на оплату (например, «От Светланы за мясо») система автоматически проверяла на соответствие бюджету цеха и свободному остатку лимита в момент создания.

Электронный маршрут согласования стал обязательным и прозрачным: статус «На согласовании у Олега» виден всем.

Автоплатежи настроили так, чтобы они уходили, когда выполнены все условия: 100%-я поставка по накладной, акт приемки качества подписан ОТК, срок оплаты не нарушен, соблюдены лимиты, нет просроченных долгов у поставщика, а сам платеж вписывается в утвержденный график — платим. Нет? Вот тогда уже зовем человека. Только в этом случае.

Теперь, если все правила сошлись, платежное поручение рождается в системе само. Для Светланы из закупок и ее коллег из казначейства это значило, что горы ручных операций по созданию стандартных платежек просто исчезли.

Платежный календарь «научили» собирать данные от всех 10 юрлиц — учитывать реальные остатки по всем счетам, а также графики погашения кредитов и поступлений от покупателей. Стало видно, откуда и когда придут деньги на счет № 451. У людей появилась живая схема движения денег, где видно все кредитные линии и остатки по всем «юрикам» одновременно.

А вершиной этого контроля стал Единый реестр платежей — утренняя «карта боевых действий» для директора. Больше не надо листать десяток отчетов или звонить Олегу из казначейства, чтоб разобраться, что там у нас с деньгами. Теперь он открывает один экран и видит ВСЁ:

Какие заявки горят («От Светланы на мясо», «От Вадима на специи» — по всем 10 юрлицам!) и ждут его кивка.
Сколько реально денег лежит на каждом счету прямо с утра — не вчерашние цифры, а актуальные остатки.

Если нужно, директор может вычеркнуть из сегодняшнего списка оплату новой упаковочной линии («Перенесем на следующий квартал!»), написать казначею Олегу прямо в реестре: «По счету на специи — уточни у Алексея, точно ли цех №1 заказал такую партию?» — или сдвинуть платеж за холодильное оборудование на пару дней, видя остатки. Раньше это была адская рутина согласований. Теперь — четкое управление потоками денег в одном месте. Директор перестал гадать — он стал управлять.

2. Про закупки (чтобы сырье было до крика «Срочно!»)

Заявка цеха теперь превращается в заказ поставщику по прозрачному электронному маршруту, а не через личные договоренности. Цикл «цех заказал → снабжение купило → склад принял» перестал быть чередой уточнений в чатах. Потребность цеха стала формироваться на основе данных о плановом выпуске и текущих остатках сырья на складе (из «1С:УТ»).

Система фиксирует: «Приняли 980 кг говядины вместо 1 000? Ставим статус «Расхождение», блокируем оплату до уточнения».

Инвентаризация перестала быть авральным ежеквартальным кошмаром и стала регулярным инструментом контроля. Данные по остаткам из ERP и «1С:УТ» сверяются автоматически, показывают несоответствия для ручной проверки.

3. Про контроль (который перестал мешать и начал помогать)

Лимиты перестали быть абстрактными цифрами. Теперь их можно оперативно перебросить внутри месяца: «Цеху № 2 срочно нужна свинина взамен забракованной партии. Уменьшаем лимит на специи на эту сумму». В этом месяце хватит того, что на складе. Зато общий лимит цеха не изменится.

Систему научили тихо сигналить Марине: «Лимит на хозтовары для офиса освоен на 95%».
Кредиты по всем юрлицам перестали быть «черным ящиком» — стало видно основной долг, ставки по кредитам (фиксированные и плавающие!), сроки погашения, оставшийся лимит на выборку кредита.

Сложнее всего было «сшить» данные: соединить миры, в которых «разговаривают» на разных диалектах.

Десять баз «1С:БП» — это десять разных настроек справочников контрагентов, статей ДДС, номенклатуры. Настраивали точные преобразователи данных индивидуально для каждого «юрика», чтобы платежи из ERP корректно создавали документы в «своей» «1С:БП», а поступления товаров из «1С:УТ» отражались в ERP. Запускали не всех сразу: берегли людей. Пошли мягко. Сначала один, через полмесяца — остальные. Давали освоиться, разобраться, привыкнуть.

👉 Что изменилось для людей в реальности (через полгода):

Светлана (закупки) перестала писать в чаты: «Где согласование?» Она видит статус заявки в ERP онлайн. Появилось время анализировать цены поставщиков.

Алексей (начальник цеха) из кричащего снабженца превратился в спокойного коллегу. Ему больше не нужно звонить с паническими вопросами о сырье.

Кассовых разрывов не стало. Зарплаты, налоги, кредиты платятся в срок. Штрафы — в прошлом.

Деньги, «вмерзшие» в излишки муки на складе, оттаяли и пошли в дело.

Отчет для банка, который раньше собирали неделю, теперь — за день. Сводный отчет по движению денег для головного офиса и банков, который раньше собирали 2–3 дня (выгрузки из разных «1С:БП», ERP, ручные сводки в Excel), теперь формируется за несколько часов из ERP. Не потому, что автоматизировали, а потому, что данные перестали прятаться.

Директор теперь пьет утренний кофе, листая Единый реестр платежей. В одном окне видит все горящие заявки и сегодняшние остатки на всех счетах всех «юриков». Решения — пара кликов. Деньги больше не утекают сквозь пальцы.

Финал без глянца

Новая система не сотворила чуда. Она не нарисовала идеальную финансовую картину завода. Она сделала процессы прозрачными, а контроль — работающим. Она не оптимизировала, а убрала часть хаоса, в котором терялись деньги, время и нервы. Люди в казначействе и закупках перестали быть «операторами по ликвидации аварий». Они начали видеть картину целиком и планировать.

Это не история о триумфе ИТ. Это история о том, как большой, тяжелый завод учился ясно видеть свои деньги и свои нужды. Он тихо и методично залатал дыры в своей операционной реальности. Без революций. С помощью точных доработок и кропотливой интеграции с тем, что уже было.

Он идет вперед с новыми мостами и дорогами, проложенными на месте привычных людям тропинок.

Остались вопросы?
Сообщите об этом, мы поможем разобраться!

Задать вопрос